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Documentação e Arquivo


A Divisão de Documentação e Arquivo (DDA) é a unidade orgânica responsável pela organização e gestão da documentação e do arquivo da DGRSP, à qual compete:

a) Assegurar a desmaterialização da circulação da documentação, mediante a adoção e implementação de sistema de gestão documental nos serviços centrais e desconcentrados da DGRSP, promovendo uma comunicação mais eficiente, em articulação com o GTIC e a DAPPR e a colaboração das demais unidades orgânicas;

b) Assegurar o funcionamento do sistema de documentação e informação científica e técnica e organizar, mantendo atualizada, uma biblioteca especializada;

c) Compilar e classificar os elementos de estudo relativos à jurisdição penal e de menores, nacionais e estrangeiros, de interesse para a DGRSP, promovendo a divulgação de boas práticas;

d) Organizar e manter permanentemente atualizada uma base de dados de legislação, jurisprudência, convenções, recomendações e de toda a documentação normativa com interesse para a DGRSP e o acesso à consulta de ficheiros de outras entidades;

e) Assegurar a atividade editorial da DGRSP e coordenar a distribuição das suas publicações;

f) Assegurar a gestão de circulação de documentos e do sistema de arquivo da DGRSP, elaborando o plano de classificação documental e efetuando o apoio técnico às unidades orgânicas na organização dos seus arquivos correntes;

g) Aplicar os procedimentos técnicos normalizados no tratamento arquivístico dos fundos e coleções que integram o acervo do arquivo e elaborar instrumentos de descrição informatizados, tendo em vista o acesso à documentação e a recuperação da informação;

h) Assegurar a gestão e funcionamento do arquivo histórico da DGRSP, garantindo a guarda, conservação e tratamento da documentação;

i) Recolher, conservar, tratar e assegurar a exposição de peças e objetos de valor museológico;

j) Manter atualizada a base de dados relativa a protocolos celebrados entre a DGRSP e entidades externas;

k) Assegurar a preparação de conteúdos programáticos de ações de formação internas nas suas áreas de competência e os respetivos manuais, quando se justificar.