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Documentação e Arquivo

Arquivo histórico


O Arquivo da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais tem um vasto e importante património, cujo acervo é constituído pelos fundos documentais das extintas Direção-Geral dos Serviços Prisionais, Direção-Geral dos Serviços Tutelares de Menores e Direção-Geral da Reinserção Social, abrangendo um largo período cronológico que remonta ao século XVIII.

Tem como objetivo a recolha, o tratamento arquivístico e preservação dos diversos fundos documentais (cerca de 30 quilómetros lineares) dispersos por todo o país, nomeadamente dos serviços centrais, dos estabelecimentos prisionais e dos centros educativos

Contando ainda com um importante acervo fotográfico de que fazem parte negativos de vidro e de celulose, álbuns fotográficos, fotografias de menores e de reclusos, de atividades laborais e lúdicas, de eventos, de arquitetura e construção, de vivências e memórias pertencentes aos Serviços Centrais, aos estabelecimentos prisionais e aos centros educativos.

O acesso ao arquivo da DGRSP pode ser feito mediante pedido de consulta, dirigido ao Senhor Diretor-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais, com identificação do requerente e mencionando o fim a que se destina através do seguinte formulário.


O Arquivo Histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais

O arquivo histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais é o repositório da documentação de conservação permanente produzida pelas diversas unidades orgânicas integradas nesta Direção-Geral e que por diversas razões foram alvo de encerramento ou de fusão.

Atualmente incorpora a documentação dos Centros Educativos que encerraram, da extinta Direção-Geral dos Serviços Tutelares de Menores e dos Estabelecimentos Prisionais entre os séculos XVIII e XX.

O arquivo histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais está integrado na Divisão de Documentação e Arquivo Histórico, na dependência da Direção de Serviços de Organização, Planeamento e Relações Externas.

O regulamento do Arquivo Histórico insere-se no âmbito dos princípios definidos no Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro. Retificado pela Lei de 4/94, de 11 de maio e revogado nalguns artigos pela Lei 107/2001 de 8 de setembro e pelo decreto-lei 47/2004, de 3 de maio. 

Pretende o regulamento, sistematizar conceitos e procedimentos relativamente à preservação, segurança, valorização, e disponibilização da informação de conservação permanente recebida ou produzida nesta Direção-Geral. Nesse sentido assume-se como um instrumento normalizador, dirigido essencialmente para a comunicabilidade da informação existente no arquivo histórico desta Direção-Geral.


Regulamento do Arquivo Histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais

Artigo 1 - Âmbito

O presente regulamento deve ser do conhecimento de todos os utilizadores do Arquivo Histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais. O eventual desconhecimento das normas definidas não isenta o utilizador do seu respeito.

Artigo 2 - Definições

1 - ARQUIVO DEFINITIVO OU HISTÓRICO: conjunto de documentos que, tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, são considerados de conservação permanente para fins probatórios, informativos ou de investigação.

2 - COMUNICABILIDADE: possibilidade de consulta de documentos de arquivo ao abrigo do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, alterado pela lei nº 14/94 de 11 de maio, que define o regime geral dos arquivos e do património arquivístico. Havendo dúvida quanto às formas de comunicabilidade estas serão superadas, nos termos da seguinte legislação:

a) Regime Geral dos Arquivos e Património - Decreto-Lei 16/93 de 23 de janeiro, retificado pela lei 14/94 de 11 de maio e revogado nalguns artigos pela Lei 107/2001 de 8 de setembro

b) Lei de Acesso aos documentos administrativos – Lei nº 46/2007 de 24 de agosto.

c) Lei da Proteção de Dados Pessoais – Lei nº 67/1998 de 26 de outubro.

3 - UNIDADE ARQUIVÍSTICA: documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo.

4 -UNIDADE DE INSTALAÇÃO: Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação, caixas, maços, livros, rolos e pastas.

Artigo 3 - Do Horário

O acesso ao Arquivo Histórico da Direção Geral de Reinserção e Serviços Prisionais pode ser efetuado após contato escrito, telefónico ou por email, formulado aos serviços centrais desta Direção-Geral.

Artigo 4 - Do Acesso

1. A admissão a consulta publica obedece às seguintes condições de acesso:

a) Têm acesso ao Arquivo Histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais todos os cidadãos nacionais e estrangeiros maiores de 18 anos, interessados em consultar a documentação nele existente para fins de investigação ou outro devidamente justificado.

b) Excecionalmente e mediante autorização do responsável pelo Arquivo, poderá ser permitido o acesso a menores de 18 anos.

2. São utilizadores internos todos os funcionários, agentes ou outro pessoal que exerçam funções nos Serviços Centrais ou nos Serviços Desconcentrados. 

3. São utilizadores externos:

a) Funcionários, agentes ou outro pessoal que exerçam funções nos serviços do Ministério da Justiça e Tribunais;
b) Qualquer cidadão individualmente ou pessoa coletiva.

4. Não é permitido aos utilizadores:

a) Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento do Arquivo.

b) Alterar a ordem pela qual os documentos se encontram arrumados nas respetivas unidades de instalação, assim como, deixar os documentos fora das mesmas;

c) Fazer sair do Arquivo qualquer documento sem expressa autorização do responsável do Arquivo;

d) Entrar na sala de leitura com objetos que não sejam necessários à própria consulta;

e) Danificar documentos através de anotações, sublinhados, marcas ou   dobragens.

Artigo 5 - Da Consulta

A consulta de documentos originais ou cópias apenas pode ser efetuada na sala de leitura do Arquivo.

1. A consulta de documentos que não se encontrem dotados de tratamento arquivístico, como a inventariação, a descrição, o acondicionamento que promovam uma eficaz pesquisa, não podem ser dados à consulta.

2. A consulta de qualquer documento está dependente do preenchimento de um formulário, na qual deve constar obrigatoriamente a identificação do conjunto documental, a respetiva cota, nome do utilizador, o número do Bilhete de Identidade e a data da consulta.

3. Cada utilizador apenas tem acesso, de cada vez, a uma unidade de instalação (maço, caixa, pasta etc.).

4. A consulta de documentos de acesso restrito nos termos da legislação em vigor ou em risco de deterioração está sujeita a autorização do responsável pelo arquivo.

5. A utilização de máquinas fotográficas, scanners, canetas opticas, etc., é permitida desde que sujeita a autorização do responsável do arquivo.

6. A documentação consultada é devolvida ao funcionário em serviço, que a confere.

Artigo 6 - Da Comunicabilidade

1. A documentação do Arquivo Histórico da Direcção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais pode ser consultada desde que salvaguardadas as limitações decorrentes dos imperativos de conservação das espécies e os prazos legalmente previstos para o efeito.

2. Não são comunicáveis os documentos previstos no nº2 e 3, do art. 17°, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, ou seja, “não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de carater judicial, policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde decorridos 50 anos sobre a morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos.”

3. Havendo dúvidas quanto as formas de comunicabilidade dos documentos, estas serão superadas perante o estipulado na seguinte legislação:

a) Regime Geral dos Arquivos e Património;

b) Lei de Acesso aos Documentos Administrativos;

c) Lei de Proteção aos Dados Pessoais.

4. A reprodução de documentos deve ser formalizada em formulário próprio e só pode realizada apos autorização do responsável do Arquivo, com base nas determinações legais sobre a matéria e do estado de conservação dos documentos.

5. Os utilizadores que publicarem trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos do Arquivo Histórico da Direcção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais, ficam obrigados, para além de referenciarem os documentos consultados, a fornecer, a título gratuito, uma cópia dos trabalhos, destinada à Biblioteca da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais.

6. O empréstimo de documentos a outras instituições pode ser efetuado desde que:

a) A instituição requerente, sempre que possível, faça um seguro que assegure o documento em causa,

b) Deve ser efetuado um pedido por escrito pela instituição requerente ao Diretor-Geral da Direção-geral de Reinserção Serviços Prisionais.

Artigo 7 - Da Revisão

O presente Regulamento é revisto anualmente, sem prejuízo da introdução de eventuais alterações pontuais sempre que tal se revele pertinente para um mais correto e eficiente funcionamento do arquivo histórico da Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais.